- Domanda di Affiliazione all'AES (ve la forniamo noi)
- Certificato di Affiliazione all'AES (da noi rilasciato in seguito alla domanda di affiliazione) - da esporre.
- Fotocopia documento del Presidente.
- Responsabilità Civile e Tutela Legale del Presidente: non obbligatoria, ma indispensabile!
- Planimetria della sede del circolo.
- Atto costitutivo (*)
- Statuto (*) – da esporre.
- Almeno 2 convocazioni d'assemblea all'anno con relativi verbali (*)
- Redazione del bilancio preventivo, all'inizio d'anno, e del rendiconto economico e finanziario a fine d'anno (*)
- Autocertificazione antimafia (vi forniremo noi l'apposito stampato da compilare).
- In base al 4° e 5° comma del DPR 633, secondo il quale i circoli devono svolgere attività prevalentemente sportive, culturali ed associazionistiche, sarà necessario compilare una relazione che illustri le attività che si intendono svolgere all'interno ed all'esterno del circolo. A l fine di non perdere la qualifica di ente non commerciale, da tale relazione dovrà risultare che l'Associazione che state costituendo, svolge attività di tipo: culturale (visite guidate a musei e gallerie, attività hobbistiche, numismatiche), artistico (mostre, rassegne, spettacoli teatrali, foto), musicale (attività corali, folckloristiche, musica leggera).
(*): L' AES Padova , a fronte di un rimborso spese, può redigere tale documentazione in vostra vece.
CONTABILITA' DEI CIRCOLI:
- Quando si costituisce un'associazione, al fine di giustificare le spese, è possibile aprire la Partita IVA ed avvalersi di un regime di contabilità di tipo forfetario, costruito ad hoc per le associazioni senza scopo di lucro, secondo cui, in base alla legge 398/1991, qualora tali associazioni non superino nell'anno € 250.000 di proventi, verranno defiscalizzate del 50% dell'IVA dovuta e pagheranno le tasse sul 3% dei proventi.
- E' possibile giustificare i compensi rilasciati ai collaboratori come rimborsi soggetti alla legge 289/2002: tali compensi non sono tassabili, qualora non superino la cifra annua di € 7.500 per collaboratore ed inoltre potranno risultare a bilancio come uscite dell'associazione (dietro vostra richiesta vi forniremo gli stampati da compilare).
E' obbligatorio tenere sempre nella sede legale del circolo:
• copia dell'atto costitutivo e dello statuto (lo statuto dovrà essere esposto e ben visibile ai soci).
• certificato di affiliazione ed eventuali licenze AES-CAPIT (devono essere esposti)
• dichiarazione SIAE: per usufruire delle condizioni per l'utilizzo dei diritti d'autore (deve essere esposta)
• autorizzazione comunale , se ottenuta, per la somministrazione di alimenti e bevande ai soci
• Controlli autorità: detti controlli potranno avvenire solo esibendo il mandato del magistrato, in base a quanto previsto dalla legge 235/2001, altrimenti si materializzerebbe il reato di violazione di domicilio, in base a quanto disposto dalla legge 614/615 del 2001. Qualsiasi autorità costituita, potrà quindi chiedere il permesso di entrare nella sede dell'associazione, senza peraltro poterla perquisire, se non in presenza delle caratteristiche su descritte. AES raccomanda sempre e comunque la massima collaborazione da parte del direttivo e dei soci presenti.
Per ottenere l'autorizzazione alla somministrazione di alimenti e bevande è necessario munirsi della seguente documentazione:
• Denuncia di inizio attività: dal momento della DIA all'inizio effettivo della somministrazione di alimenti e bevande dovranno trascorrere almeno 30 giorni.
• Certificato di prevenzione incendi : obbligatorio nel caso in cui vi siano più di 100 soci contemporaneamente nei locali del circolo. In alternativa è necessaria un'autocertificazione che attesti la garanzia, da parte del presidente dell'associazione, che vigilerà ed impedirà l'accesso alla sede del circolo a più di 99 soci contemporaneamente.
• Copia dell'atto che attesti la disponibilità dei locali (contratto d'affitto).
• Documentazione firmata da un tecnico competente inerente le emissioni sonore (in base alla legge 179/2002 a modifica art. 3 L . 447/95 non si richiede più la perizia qualora il circolo non fosse sede di eventi musicali: a sostituzione è necessaria un'autocertificazione).
• Autorizzazione sanitaria.
• 4 planimetrie e sezione dei locali aggiornate.
• Descrizione locali, impianti ed attrezzature.
• Copia dell'attestazione dell'avvenuto pagamento del bollettino al Comune.
• Copia dell'attestazione di cui alla 460/90.
• Relazione tecnica riguardante la cappa aspirante (se esistente e necessaria).
• Marca da bollo € 14,62.
• Fotocopia documento d'identità del sottoscrittore.
INSEGNE: ricordiamo che si possono affiggere al di fuori della sede del club insegne senza pagare alcuna tassa aggiuntiva, in base a quanto previsto dall'articolo 17 comma 1 lettera h) del D. Lgs. 15/11/93 (non vi sono misure da rispettare ed è sufficiente che vi sia scritto il nome del circolo o associazione affiliato AES e che non siano indecorose). Si dovrà specificare che l'ingresso è riservato ai soci AES e soprattutto non dovrà essere pubblicizzato alcun prodotto all'interno dell'insegna.